影响会议服务的因素有哪些?

每个行业的发展都会经历一个漫长的过程,会议服务也是如此,并不是凭空而来。自从有了会议,就有了会议服务,所以说会议服务是一种很古老的服务方式。

随着社会经济的不断进步和发展,经过量的积累和质的提升,会议服务逐渐演化成了一个新的产业形态——会议(会奖)服务业。这个行业刚发展的时候,吸引眼球的能力还不强,一来是因为工作内容太过琐碎——端茶倒水外加管理吃喝拉撒睡;二来是因为本身的体量不够大——对区域经济发展的贡献比较低,因而进入不了精英们的法眼。而现在中国的会议服务业已发展起来,但是即使如此,以不变应万变,会议服务还是很难做到的,毕竟影响会议的因素是多方面的。那么影响会议服务的主要因素都有哪些呢?

会议服务

一、服务规范标准

一个面对不确定的东西,人们总是想要追求一种确定性,这就出现了一系列的规范,准则等等东西。对于会议服务来说,服务标准制定的好与坏也直接影响着会议服务的效果。完善的会议服务标准更有助于提供更优质的服务。

二、会议类型

会议类型决定着应该提供什么样的会议服务,从组织者的目的来说,会议分为两种,一种是任务型的会议,另一种是体验型的会议。别看这两者只是定语的差异,实际上有着本质的不同。所要提供的会议服务自然也就不一样,有针对性的会议服务才能带来更好的会议效果。

会议服务

三、会议公司

当然,在会议市场中上,大多数会议的规模比较小,形式又简单,对于服务的要求也不高,因而专业会议公司参与的必要性很低。但是如果是大型的会议,对会议服务的要求具比较高了。好的会议公司当然更能提供更加专业的会议服务。

四、会议技术

在影响会议服务的各种变量当中,“会议技术”算是最大最持久的因素之一。如果你制定的会议服务规则没有很好地考虑到技术方面的因素,那么这个规范的实际应用价值就需要重新考量了。我们通常所说的“会议技术”主要包括两个方面,一是互联网,它可以提升信息传播的效率,改善人与人之间的互动关系;二是计算机的智能化,它能帮我们提升工作效率——减少人工,降低成本,同时还可以改善参会者体验。总体而言,中国会议服务业新技术的应用程度并不高,不过这种情况正在改变。过去,因为人工便宜,客户对效率和体验的要求也没那么高,用笨方法可以对付过去。从目前的情况看,再这么持续下去的可能性越来越小了——“技术思维”将成为会议公司的基本竞争能力之一。

会议服务

五、会议特点

会议的复杂性——中国大地上每年发生的数百万个会议,几乎没有两个是完全相同的;会议的矛盾性——追求时尚、新潮、活跃、变化,与会议服务所需要的细致、严谨,相互间形成了强烈的反差,这些都为会议标准的制定增添了很多困难。统一的会议服务标准并不是那么容易就能确定的,我们可以将他们进行细分,以达到最终想要的服务效果。

总之,影响会议服务的因素有很多,会议业是一个极其复杂的产业形态,同是一个类型的会议,甚至是同一个会议,因为关键要素的变化,最后呈现出来的效果可能就完全不同,会议服务的不同,效果也会不同。

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