会议服务之会议现场筹备

在会议服务中,会议现场的筹备布置也是很重要的一个环节。在开会之前必须要把会议现场布置好,以免开始会出现手忙脚乱的情况,在进行会议现场布置时,需要特别注意这几个方面:

一、鲜花、水果的摆放

鲜花的摆放位置要合理,鲜花的颜色要鲜艳;水果一定要新鲜、漂亮。这都是为了让会议室开起来更加有生气,看起来不那么枯燥乏味。

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二、宾客姓名标签的摆放

现在较为流行的是圆桌会议,因为这样宾客不分主次、先后;但是如果正好会场没有圆桌会议室怎么办?那就只好选择长型的,长型会议桌则一定要按宾客的身份、主次把顺序安排好,在这方面多用些心,这个是至关重要的,一般会议主办人应坐在右前方,宾客的主角坐在对面,依次类推,当然也可灵活掌握,但一定要有利于宾客的发言,提升会议气氛。

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三、投影、扩音设备的调试

投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅,扩音设备应于会议前1小时调试好。

四、会议资料

当这一切准备工作全部到位后,或许会有提前到的嘉宾,这时一定要做好接待工作,不能让客人感到冷场,给每个与会人员发一份会议资料,包括会议文件袋、笔记本和笔。然后,当嘉宾陆续到齐后,招待各位嘉宾入位,并吩咐会场服务人员倒上茶水。

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