选最好的酒店,办最好的会议

高星级酒店一直以来都是都是人们办会的首选场地之一,它作为现代会议业的一个重要会议举办场地,自然有着其独具的优点,比如说齐全的设备、到位的服务、方便快捷等等众多的优点。但是选择最好的酒店并不是说价格越贵越好,要办最好的会议,还必须要要选择适合的会议场所,依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景,情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑,有差异地选择最优方案。

会议酒店

首先是会议室的配置。说到会议室的配置就包括了多个方面,会议室的类型、与会人员的使用语言、设备要求、以及一些其他的配置问题。在选酒店时要考虑其设备情况以减轻会议组织者自身的工作量。考虑设备时要考虑到音响、投影仪、同声翻译系统、视频会议系统等,部分特殊的设备可以根据会议要求提前租赁。会议室内提供的设备远远不能满足会议在数量与质量上的要求,这时就需要单独租赁,很多时候还要配合等离子、液晶或LED显示屏等混合使用。

会议酒店

其次是会议室的面积和数量。组织一次会议,选择会议场地,不仅要考虑会议室类型、人数、还要考虑会议室的面积和数量等问题。比如,有的对话峰会在不同的分场地同时进行,既要考虑峰会适合什么样的会议室,又要考虑会议室的数量。会议室的面积也十分重要,须注意的是会议酒店往往看客下菜,不按实际容纳人数报,大会议他们往往超报,导致会议期间会议室拥挤不堪。

再次是酒店的服务。酒店本身的服务范围和服务质量也是会议组织者参考的重点,一个成熟的会议酒店往往也能很快获知客户的需求并迅速做出安排。进行会议酒店的选择,前提是确定会议细节,然后制作有一张可供比较的酒店清单。确定好具体酒店以后,如条件允许,最好亲临现场进行考察,做出最终的选择和认定。

会议酒店

最后是酒店的餐饮和住宿。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一,于是也就有了对客房的要求,简单点说就是满足与会嘉宾的用房量及其对住房舒适程度的需求。会议组织者应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围,再决定如何差异化地选择。餐饮也是需考虑的一个重要部分。会议的餐饮主要有早餐、午餐、酒水及服务费、会场茶歇、联谊酒会等形式,要根据不同形式的组合来实施预算,经比较筛选后选择酒店。

想要办最好的会议,就要充分考虑各方面的条件,选择最好的会议酒店!

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