如何简单组织一场小型会议

组织一场会议其实是一套复杂的流程,特别是大型会议,涉及到的东西太多,今天我们先来讲讲如何简单的组织一场小型会议。


 会议场地


1、起草一份会议计划表

在开会之前,我们应该先有一个会议计划表,表中的内容包括但不限于:会议主题,会议目的,会议的时间,参加的人物,会议的地点,开会需要的质料文件等。这里要注意一点的就是,会议召开的时间一定要跟与会人员商量好,要不然到时候有些人能参加,有些人不能参加,弄的会也开不下去。其实无论你是开小型会议还是开大型会议,只要你有计划表,并且严格按照计划执行下去,再复杂的事情也会变的很简单的。


 会议场地


2、在确定了会议主题,会议时间,会议地点之后就是发会议通知邀请人员来参加会议了。这个环节非常重要,不得马虎,如果是自己公司内部开会,那么直接发内部通知就可以了。如果是和其他的公司或单位开会,那么在邀请的时候一定要注意礼节,最好派专门的人亲自去邀请,这样也能体现出自己的诚意,成功率也高很多。


会议场地


3、会议通知发出去后,就表示会议的时间和地点不能再更改了,那么接下来就是选择会议场地布置会议场地了。在自己公司的会议室开会的话就没什么好说的。如果是在酒店开会的话要注意的就是:(1)在选择会议场地的时候,要根据预算和需求来选择(2)多找几家酒店,货比三家,(3)联系好酒店是否可以免费使用某些会议设备,因为有些会议设备是要钱的。选好会议场地后就可以布置会场了。

4、然后就是开会现场的把控了,比如:会议签到、会议的秩序、会议休息时间的安排等

5、会议结束后,与会人员合影,及时跟进与会人员,取得他们的反馈信息。

 

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