商务会议策划-会议预算

如何策划一个商务会议,以及保证商务会议的成功,关键在于策划者的策划思路与方法是否正确,细节是否考虑周到。影响会议成功的因素有:会议行程安排是否合理,譬如会议主题的构思、会议费用预算、会议场地的布置、会议设备的安装、参会者的住宿和餐饮安排、会议业余时间的安排等等。那么作为会议策划的您是否找到合适的思路和方法呢,凡事预则立,不预则废。会议策划即是对举办此次会议的一切工作的准备。而预算是所有策划开始必须且非常重要的工作,那么我们就现场预算开始吧。

 

在策划会议之前,第一件事就是确定预算,公司到底打算用多少钱来举办会议,只要确定了预算,后面的事就好办多了。商务会议的预算包括以下几个部分。

1、会议场地

(1) 、会议场地租金。通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内,比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2) 、会议设施租赁费用。此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求,否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

(3) 、会场布置费用。如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

(4) 、其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务运输与仓储、媒介公共关系等。


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2、交通费用

(1)商务用车的费用。

(2)出发地到会议场地的费用

(3)会议期间的交通费用

(4)返程的交通费用


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3、餐饮费

餐饮费可以分为:早餐,午餐,茶歇,酒水

(1) 早餐

通常情况下,早餐是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用自然按人数计算即可,但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则酒店或餐厅有理由拒绝按实际就餐人数结算 — 而改为按预定人数收取费用。

(2) 中餐和午餐

中餐与午餐基本上是属于正餐了,可采取人数预算方式 — 自助餐形式,按桌预算 — 围桌式形式。

(3) 酒水与服务费

假如你在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常会加收服务费。那么在高星级酒店举办会议宴会时,一般在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费用。

(4) 会场茶歇

会场茶歇的费用主要还是看茶歇的档次和人数,一般茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。


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