商务会议策划-参会者安排

之前,在上一章中我们已经讨论了关于商务会议策划中会议预算的部分,今天我们继续来讨论关于商务会议策划中关于参会者安排的内容。不管什么样的会议,主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者,邀请的方式非常重要。通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

 

一、信息发布

信息发布的途径有一下几种:从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等。对于大型会议来说,信息发布是非常重要的,如果信息发布出现了问题,那么有可能导致这次会议泡汤,所以一一般的大型会议都会同时采用好几种媒介发布消息。而对于一般的小型会议来说,一般都是使用OA系统把会议通知发给每个参会者。在发布信息的时候,我们还要注意信息的内容,信息的内容应该包括:主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会议的期望。


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二、回执处理

对于会议的主办方来说,回执是非常重要的一个用来评价会议是否能举办成功的重要标准。回执的设计应该包括以下内容:明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等。收到回执后,需要进行统计,然后是分配资源,主要是展位与酒店住宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。


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三、确认通知

如果会务费用确认或者有其他方式可以确认,可以发出确认通知。同时发出的应该还有会议的确切地点、时间、议程、签到程序及会议注意事项等。在发会议通知的时候要注意一个问题就是,必须在与参会人员确定好会议时间后再发会议通知,不让会导致有些人会议当天可能有事而不能到场的情况发生,降低了会议效率。


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