商务会议策划-流程管理

在前两篇文章中,我已经讨论了关于会议预算和与会者安排的问题,下面,我们继续讨论关于会议中一些流程控制的问题。

 

一、时间的控制

在会议上,时间的控制对会议效率有非常大的影响,时间的控制,一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地,一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些,保证后面有时间来调整、完善。并且在会议进行中,对于每个议题都要设定一个时间范围,在规定的时间范围中来解决相关问题,如果在规定的时间范围内问题还是没有得到解决,那么必须进入到下一个议题中,不然的话会大大降低会议的效率。因为不是每个问题都能当场得到解决的,我们也没有必要非得逮住一个问题不放,没有解决的问题可以放在以后解决。


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二、会议策划,确定会议主题

1、一般来说,会议议程的安排基本上都是围绕会议主题来的,所以会议的主题是非常重要的,会议的主题一定要非常明确,这样才能将一个大的主题分解为小的议题进行讨论。

2、确定参会人员是一项很重要的工作,也是一个变化较多的因素,而它的变化将影响到整个会议的规格与规模,进而影响会议的各个因素。比如,重要人物的出席和缺席可能影响规格,或者方便起见,会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行,或者时间调整等。因此,这是总协调工作控制的“关键点”,宜重点来抓。


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三、会议现场的控制

会议现场的控制体现了会议主持的能力,会议主持应该做到以下几点:

1、在会议一开始就树立自己的威信。按时开会和结束会议;知道如何做出决策;限定解决每个问题作出每个决策所用的时间;详细说明每一个问题存在的局限性;对每个人的新看法保持开放态度;耐心倾听,不打断别人的发言;确定每个议题的最终决策者。

2、能熟练的主持会议。严格按照议程表主持会议;确保每个人的观点都得到倾听;使会议紧紧围绕议程进行;时刻注意自己领导者的身份;让沉默的人也有发言权;阻止人生攻击和暴力事件。


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