在成都预订大型会议酒店你要知道的

酒店会议可大可小,小到几人、十来人的董事会议,大到几千人的论坛,讲座。小型的会议好安排,会议场地也很容易选择,那相较于小型会议,在预订大型会议酒店时,我们要注意哪些问题呢?今天团会网小编就来和大家讲讲这里面的门道。

1.大型会议的会议人员,组成复杂,又特别是跨区域,甚至是国际性质的会议,更是明显。因为风俗习惯等的不同,对会议场地、饮食、住宿等的要求都会有差异。我们在选择场地时如果没能准确快速的意识到这里面的问题,就很容易造成部分与会成员的不满。

但是我们在这里又要意识到,众口难调这个问题。没有完美,我们只能尽量完美。对与会人员的进行基本的调查研究,包括:风俗民情,饮食习惯等。在部分环节上不求完美,但求无错。

成都预订大型会议酒店须知

2.接着我们依旧要搞清楚此次会议的主题和性质是什么,讨论的议题比较轻松的,我们便可以选在休闲游玩比较方便的会议酒店;会议主题比较严肃,我们则可以考虑寻找一处环境比较安静的酒店。

3.大型会议普遍议程较长,问题解决也并非一日之功。所以还会涉及到住宿的需求。预算比较宽裕的情况下,我们可以就近安排在酒店住宿;预算紧张,我们则可以寻求业内赞助或者安排在步行距离较近的宾馆,酒店等入住。稍远则需要安排专车接送。所以小编在这里建议:就近安置。

成都预订大型会议酒店须知

4.另外需要我们注意的是,要注意会议场地的所在地选择。与会成员由市内人员组成的,需在地铁、公交车站附近就近安排;另外与会成员涉及到省外的,且数量较多的情况下,应考虑将会场选择在火车站,机场附近;国际性质的会议还需注意会议城市的选择,是否有国际航空港,酒店距离航空港距离如何等等,都要纳入考虑范围。

5.国际性质的大型会议还需考虑会议城市的选择,以及城市在国际社会上的形象和会议召开时的气候等等。应尽量避免在旅游高峰期举行会议,避开酒店价格上浮期,有效节约预算。另外国际会议的召开应提前数月筹备通知。

成都预订大型会议酒店须知

6.对酒店的整体形象和业内口碑也要有所了解,在敲定之前,尽量实地到访考察。

7.会议预算是整场会议的命脉之所在,一般大型会议,可以争取赞助;但是怎么节约预算,控制预算还是得要货比三家,步步为赢。

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